Departamento: Necessidade, Significância e Processo

Aqui detalhamos a necessidade e a importância dos departamentos, do processo envolvido e dos perigos do departamento e dos fatores que influenciam a atribuição de atividades.

A organização envolve a divisão e o agrupamento de atividades a serem realizadas em uma empresa. Divisão de trabalho significa a identificação de atividades que devem ser realizadas para o alcance dos objetivos organizacionais. Depois de identificar várias atividades, elas são agrupadas em alguma base lógica.

O departamento é o processo de agrupar várias atividades em unidades separadas de departamentos. Um departamento é uma seção distinta do estabelecimento de negócios relacionado a um grupo específico de atividades de negócios de natureza semelhante. O número real de departamentos em que uma empresa pode ser dividida depende do tamanho do estabelecimento e da sua natureza.

Uma empresa de grande porte normalmente terá mais departamentos do que uma pequena. Nas palavras de Allen, “o departamento é um meio de dividir uma organização funcional grande e monolítica em unidades administrativas menores e flexíveis”.

Necessidade e importância dos departamentos:

É um fato estabelecido que há uma limitação no número de pessoas que uma empresa ou um supervisor pode controlar diretamente. Essa limitação de controle restringe o tamanho da empresa, a menos que divida e agrupe suas atividades em departamentos. Departamentos compreendem uma estrutura para uma organização e permite que ela se expanda indefinidamente.

Departamento tem como objetivo:

(i) Especialização de atividades para desempenho eficiente;

(ii) Simplificar a tarefa de gerenciamento dentro de um período viável; e

(iii) Manter a coordenação e controle das várias atividades.

As vantagens do departamento podem ser resumidas como:

1. Aumenta a eficiência da empresa, já que várias atividades são agrupadas em unidades viáveis.

2. Torna muito fácil a tarefa de fixar a responsabilidade pelos resultados, uma vez que as atividades são bem definidas e as responsabilidades são claramente definidas.

3. Ele prevê a fixação de padrões para avaliação de desempenho e, assim, garante controle efetivo.

4. Cria oportunidades para os chefes departamentais tomarem iniciativas e, assim, desenvolverem instalações gerenciais.

Processo envolvido no departamento:

As várias etapas envolvidas no departamento são:

1. Identificar tarefas ou deveres;

2. Analisar detalhes de cada tarefa;

3. Descrever as funções ou agrupar atividades similares

4. Confiar as atividades agrupadas a chefes departamentais e

5. Definir a autoridade e responsabilidade dos chefes departamentais.

Perigos do Departamento:

Apesar de departamento é muito essencial para o funcionamento eficiente e controle de um negócio.

Existem alguns perigos de departamentos que devem ser atendidos durante a designação e agrupamento de atividades:

1. Dividir a casa de negócios em vários departamentos torna a coordenação de várias atividades muito difícil. Para alcançar a eficiência individual, um departamento pode trabalhar contra o interesse de outro departamento, reduzindo assim a eficiência geral e a lucratividade do negócio como um todo.

2. O departamento cria dificuldades de comunicação entre os vários departamentos da organização e dificulta o planejamento e o controle.

3. O departamento aumenta os níveis de gestão, que é mais caro e também aumenta a distância entre a alta gerência e os trabalhadores.

Fatores que Influenciam a Atribuição de Atividades:

Os seguintes fatores devem ser levados em consideração ao atribuir atividades aos departamentos:

1. Especialização:

Ao atribuir atividades aos departamentos, deve-se tomar cuidado para garantir que os benefícios da especialização sejam alcançados.

2. Controle:

Um dos principais objetivos do departamento é facilitar o controle. Os departamentos devem ser criados de modo a estabelecer responsabilidades claras, de modo a permitir um controle efetivo.

3. Coordenação:

Outro fator que influencia a atribuição de atividades deve ser agrupado de tal maneira que não se torne muito difícil coordenar as diferentes atividades do negócio. É necessário obter a cooperação de todos na organização para torná-lo um sucesso. Os objetivos do negócio são comuns e todos devem tentar alcançá-los em seus respectivos campos. Deve haver alguma agência para coordenar as atividades de vários departamentos. O departamento de vendas deve conhecer os planos do departamento de produção e vice-versa. Da mesma forma, outros departamentos também devem trabalhar em coordenação uns com os outros. Um corpo central deve agir como um corpo de coordenação.

4. Atividades Chave:

Existem certas atividades que são muito cruciais. Tais atividades devem ser colocadas em divisões separadas.

5. Ênfase nas Condições Locais:

Ao atribuir atividades, a ênfase apropriada deve ser dada às condições locais nos lugares em questão, a saber, a personalidade dos indivíduos que podem receber as responsabilidades, a natureza do relacionamento informal entre as pessoas, a atitude das pessoas, etc.