Sistema Contábil Informatizado: Características, Vantagens e Outros Detalhes
Leia este artigo para aprender sobre a necessidade, características, requisitos, vantagens, desvantagens e problemas enfrentados no sistema de contabilidade informatizado.
Necessidade de Contabilidade Informatizada:
A necessidade de contabilidade informatizada surge de vantagens de rapidez, precisão e menor custo de manipulação das transações comerciais.
Numerosas Transações:
O sistema de contabilidade informatizado é capaz de um grande número de transações com velocidade e precisão.
Relatórios Instantâneos:
É capaz de oferecer relatórios rápidos e de qualidade por causa de sua velocidade e precisão.
Redução no trabalho de papel:
O sistema de contabilidade manual requer um grande espaço de armazenamento para manter registros contábeis / livros e comprovantes / documentos. A exigência de livros e papelaria e livros de contas, juntamente com vales e documentos, depende diretamente do volume de transações além de determinado ponto.
Há uma extrema necessidade de reduzir o trabalho de papel e dispensar grande volume de livros de contabilidade. Isto pode ser conseguido com a ajuda do sistema de contabilidade informatizado.
Relatórios flexíveis:
O relatório é flexível no sistema de contabilidade informatizado. É capaz de gerar relatórios de qualquer saldo, como quando necessário e por qualquer duração que esteja dentro do período contábil.
Consultas Contábeis:
Existem consultas contábeis, baseadas em alguns parâmetros externos. Por exemplo, uma consulta relacionada a contas de clientes vencidas pode ser facilmente respondida usando o suporte de linguagem de consulta estruturada [SQL] da tecnologia de banco de dados no sistema contábil computadorizado. Tal exercício seria bastante difícil e caro no sistema de contabilidade manual.
Instalação Online:
Sistema de contabilidade informatizado oferece facilidade on-line para armazenar e processar dados de transações, de modo a recuperar informações para gerar e visualizar relatórios financeiros.
Precisão:
As informações e os relatórios gerados são precisos e confiáveis para a tomada de decisões. No sistema de contabilidade manual, como muitas pessoas fazem o trabalho e o volume de transações é muito grande, essas informações e relatórios provavelmente são distorcidos, não confiáveis e imprecisos.
Segurança:
Este sistema é altamente seguro e os dados e informações podem ser mantidos em sigilo, quando comparado ao sistema de contabilidade manual.
Escalabilidade:
O sistema pode lidar facilmente com o aumento do volume de negócios. Requer apenas operadores de dados adicionais para armazenar comprovantes adicionais.
Recursos Especiais do Sistema Contábil Informatizado:
1. Isso leva à rápida preparação de contas e disponibiliza as demonstrações contábeis e registros no prazo.
2. Assegura controle sobre o trabalho e os registros contábeis.
3. Erros e erros seriam no mínimo em contabilidade informatizada.
4. A manutenção de demonstrações e registros contábeis uniformes é possível.
5. Fácil acesso e referência de informações contábeis é possível.
6. Flexibilidade na manutenção de contas é possível.
7. Envolve menos trabalho administrativo e é muito limpo e preciso.
8. Adapta-se às necessidades atuais e futuras do negócio.
9. Ele gera relatórios MIS abrangentes em tempo real e garante o acesso instantâneo a informações completas e críticas.
Requisitos do sistema de contabilidade informatizado:
Estrutura Contábil:
Um bom arcabouço contábil em termos de princípios contábeis, codificação e estrutura de agrupamento é uma pré-condição. É o ambiente de aplicação do sistema contábil informatizado.
Procedimento de operação:
Um procedimento operacional bem concebido e projetado, combinado com um ambiente operacional adequado, é necessário para trabalhar com o sistema contábil computadorizado. A contabilidade do computador é um dos aplicativos orientados a banco de dados, em que os dados da transação são armazenados em um banco de dados bem organizado.
O usuário opera em tal banco de dados usando a interface necessária. E ele pega os relatórios requeridos por transformações adequadas de dados armazenados em informação. Por isso, inclui todos os requisitos básicos de qualquer aplicativo orientado a banco de dados em computadores.
Vantagens da Contabilidade Informatizada:
1. Melhor Trabalho de Qualidade:
As contas preparadas com o uso de computadores geralmente são uniformes, claras, precisas e mais legíveis do que o trabalho manual.
2. Custos Operacionais mais baixos:
O computador é um plano de trabalho e economia de tempo. Assim, o volume de trabalho tratado com a ajuda de computadores resulta em economia e custos operacionais mais baixos.
3. Melhor eficiência:
Computador traz velocidade e precisão na preparação dos registros e contas e, assim, aumenta a eficiência dos funcionários.
4. Facilita Melhor Controle:
Do ponto de vista gerencial, maior controle é possível e mais informações podem estar disponíveis com o uso do computador na contabilidade. Assegura desempenho eficiente no trabalho de contabilidade.
5. Maior Precisão:
A contabilidade informatizada garante precisão nos registros e declarações contábeis. Evita erros e omissões.
6. aliviar a monotonia:
A contabilidade informatizada reduz a monotonia de realizar tarefas contábeis repetitivas, que são cansativas e demoradas.
7. Facilita a padronização:
A contabilidade informatizada facilita a padronização de rotinas e procedimentos contábeis. Portanto, a padronização na contabilidade é garantida.
8. Minimizando Erros Matemáticos:
Ao fazer matemática com computadores, os erros são virtualmente eliminados, a menos que os dados sejam inseridos incorretamente na primeira instância.
Desvantagens da Contabilidade Computadorizada:
1. Redução de Mão de Obra:
A introdução de computadores no trabalho de contabilidade reduz o número de funcionários em uma organização. Assim, leva a maior quantidade de desemprego.
2. Alto Custo:
Uma pequena empresa não pode instalar um sistema de contabilidade de computador devido ao seu alto custo de instalação e manutenção. Para ser mais econômico, deve haver um grande volume de trabalho. Se o sistema não for usado em sua capacidade total, seria altamente antieconômico.
3. Requerer habilidades especiais:
O sistema de computador exige operadores altamente especializados. A disponibilidade de pessoal qualificado é muito escassa e muito dispendiosa.
4. Outros problemas:
O reparo freqüente e a falta de energia podem afetar muito o trabalho de contabilidade. Computadores são propensos a vírus. Frequentemente, as pessoas do tempo assumirão que o computador está fazendo as coisas corretamente e os problemas ficarão sem controle por um longo período de tempo.
Problemas enfrentados no sistema de contabilidade informatizado:
1. Treinamento do Usuário:
O usuário, para usar o software de contabilidade de computador, precisa entender os conceitos do software. Por isso, ele deve se submeter a treinamento adequado. Um operador de computador deve aprender os conceitos básicos de computador, conceitos de software, trabalhando com o software do sistema operacional [como o Windows / DOS] e o software de contabilidade.
2. Dependência do Sistema:
O uso de uma solução de computador faz com que o usuário dependa totalmente do sistema do computador e exige a disponibilidade do computador em todos os momentos. Se o sistema não estiver disponível [devido a falha de hardware ou corte de energia], será difícil verificar as contas.
3. Requisitos de Hardware:
Um sistema de computador completo com uma impressora é necessário para operar o sistema de contabilidade informatizado. A maioria das pequenas organizações pode não ter recursos para tal software necessário.
4. Falha do sistema:
Quando há uma falha do sistema [falha no disco rígido], há um alto risco de perder os dados disponíveis na unidade de disco rígido a qualquer momento. Seria muito doloroso, se o problema ocorrer no final do ano financeiro, quando as demonstrações financeiras devem estar prontas.
5. Backups e Impressões:
Os backups dos dados devem ser feitos regularmente para que, quando os dados forem perdidos, possam ser restaurados a partir de disquetes [backups]. Impressões regulares das informações do sistema seriam úteis como registros manuais.
6. Gestão de Vouchers:
Software de contabilidade permite fácil alteração de dados. Se um vale é indevidamente colocado em uma cabeça errada, seria muito difícil resolver e trazer de volta o voucher. Uma boa gestão de vales é muito essencial.
7. Segurança:
Segurança adicional deve ser fornecida porque o manuseio inadequado do sistema [hardware / software] pode ser perigoso. Senhas, bloqueios, etc., devem ser definidos para que nenhuma pessoa não autorizada possa lidar com o sistema.
