Comunicação: Importância, Formas e Melhoria da Eficácia no Processo de Comunicação em uma Organização

Comunicação: Importância, Formas e Melhoria da Eficácia no Processo de Comunicação em uma Organização!

A comunicação pode ser definida como transmissão ou troca de ideias, visões, mensagens, informações ou instruções entre duas ou mais pessoas por diferentes meios.

Os meios e meios comuns de transmissão de ideias são:

(a) palavras faladas;

(b) palavras escritas;

(c) diagramas, figuras ou gráficos; e

(d) gestos.

A comunicação é um processo bidirecional quando começa com o remetente e termina quando o feedback vem do receptor para o remetente. Mínimo de duas partes envolvidas no processo de comunicação, ou seja, o remetente e o destinatário.

Processo de Comunicação / Elementos do Processo de Comunicação:

O processo de comunicação começa quando o remetente pensa em uma ideia ou mensagem a ser transmitida a outra pessoa. Em seguida, o remetente codifica a mensagem, ou seja, planeja as palavras ou o idioma em que a mensagem deve ser enviada para a outra parte. Depois de codificar a mensagem, o remetente transmite ou transfere a mensagem usando diferentes formas e meios. Após a transmissão, a mensagem chega ao receptor.

O receptor decodifica a mensagem para entender a mensagem e dar sua resposta ou feedback ao remetente. Quando o feedback chega ao remetente, apenas o processo de comunicação termina, o que significa que a comunicação é um processo circular que começa com o remetente e termina com o remetente.

1. remetente:

Remetente é a pessoa que transmite a mensagem. O processo de comunicação começa imediatamente quando a ideia surge na mente do remetente.

2. Mensagem:

O conteúdo de idéias ou mensagem ou sugestão que o remetente deseja compartilhar com o receptor é chamado de mensagem.

3. Codificação:

O receptor não consegue ler a mente do remetente. Assim, o receptor converte a ideia em uma linguagem ou em outros símbolos de comunicação, como imagens, gestos, etc. Isso é conhecido como codificação.

4. Mídia:

É o meio pelo qual a mensagem codificada deve ser transmitida ao receptor. As formas comuns de transmissão são telefone, carta, internet, mensagem, etc.

5. Decodificação:

A decodificação refere-se à conversão da mensagem codificada em linguagem e à compreensão da mensagem.

6. Receptor:

Receptor é a pessoa que recebe a comunicação e entende a mensagem.

7. Feedback:

Depois de entender a mensagem, o receptor envia sua resposta a essa ideia ou mensagem ao remetente. Quando a resposta chega ao remetente, apenas o processo de comunicação termina.

8. Ruído:

Ruído é qualquer elemento que resulte em perturbação, distração ou interrupção no fluxo de informações. O ruído pode ser um som alto feito por qualquer veículo, perturbação na linha telefônica, desconexão da linha, perda de carta ou documentos no caminho, baixa conectividade no e-mail ou internet. Devido ao ruído, a mensagem não é transmitida para o receptor e o receptor não é capaz de decodificar a mensagem da mesma maneira esperada pelo remetente.

Importância da Comunicação:

A comunicação é um elemento importante de direcionamento por causa dos seguintes pontos:

1. Atuar como base de coordenação e cooperação:

Geralmente, os objetivos organizacionais são definidos no estágio de planejamento e esses objetivos devem ser comunicados à gerência em todos os níveis. É por isso que, através da comunicação, apenas os objetivos e metas da organização são claros para todos os funcionários.

Ao estabelecer as metas e objetivos pessoais dos funcionários, os gerentes devem obter as informações precisas que chegam ao gerente apenas por meio da comunicação. Por meio da comunicação, o gerenciamento de nível superior é capaz de interagir com o gerenciamento de nível inferior e com todos os funcionários. Essa interação ajuda a obter o compromisso e a cooperação e coordenação das pessoas.

2. Atuar como base para a tomada de decisões:

Para tomar qualquer decisão importante ou resolver qualquer problema na organização, é necessário obter informações e informações mais precisas na organização através da comunicação. Sempre que os gerentes estão tomando decisões, eles têm em mente os prós e contras, ou aspectos positivos ou negativos. A informação precisa sobre o aspecto positivo e negativo vem somente através da comunicação.

3. Aumentar a eficiência gerencial:

Cada indivíduo na organização recebe um trabalho ou tarefa. Ele é responsável por algumas atividades. Ele é concedido autoridade para exercer essas responsabilidades. Essa classificação de tarefa, responsabilidade e autoridade só é possível quando a informação chega com precisão aos funcionários.

Os funcionários devem saber claramente quem deve reportar a quem, que parte do trabalho total devem desempenhar e quais são seus poderes de decisão. A clareza sobre essas questões vem apenas com um fluxo suave de comunicação.

4. Estabelecer liderança eficaz:

Se houver dois fluxos de informação entre os superiores e subordinados, haverá definitivamente uma reação positiva dos funcionários. Geralmente, as regras são enquadradas pela autoridade de nível superior, mas são aplicadas a todos os funcionários da organização. Por isso, é sempre aconselhável interagir claramente com todos os níveis de funcionários antes de enquadrar as regras e regulamentos rígidos. As regras são mais eficazes quando são formadas com a interação dos funcionários.

5. Ajuda no processo de motivação e desenvolvimento moral:

A motivação é um processo psicológico de desenvolver disposição para trabalhar. No processo de motivação, os superiores procuram analisar as necessidades dos subordinados e as necessidades só podem ser reconhecidas quando há um fluxo tranqüilo de informações e troca de opiniões entre os superiores e subordinados.

Com a comunicação torna-se mais conveniente para os superiores oferecer incentivos financeiros e não financeiros. A satisfação no trabalho e a moral do empregado dependem da comunicação entre superiores e subordinados.

6. Ajuda no bom funcionamento de uma empresa:

Todas as interações na organização dependem da comunicação. O bom funcionamento de uma empresa só é possível quando não há lacuna de comunicação. Desde o estabelecimento da empresa até a sua comunicação de sobrevivência é essencial.

Através de gerentes de comunicação dar instruções aos subordinados para o bom funcionamento da organização.

7. Promove a cooperação e a paz:

Através de gerentes de processo de comunicação bidirecionais tentam desenvolver o entendimento mútuo entre a gerência e os trabalhadores. Através do fluxo suave de comunicação, os subordinados e superiores podem discutir seus problemas, queixas e aspirações. Cooperação traz paz na organização.

Formas de Comunicação Organizacional:

Existem duas formas de comunicação organizacional:

Eu. Comunicação formal; e

ii. Comunicação Informal.

1. Comunicação formal:

A comunicação formal refere-se à comunicação oficial que ocorre na organização. Sempre que houver troca de pontos de vista, mensagens ou informações relacionadas a assuntos oficiais, como atribuição de tarefas, determinação de responsabilidades, concessão de autoridade ou estabelecimento de metas, objetivos, etc., então é conhecida como comunicação formal.

A comunicação formal geralmente ocorre na forma escrita, como emissão de aviso, carta, memorando, documento, etc. Canais verbais ou orais são evitados na comunicação formal, pois não há registro ou prova de tal comunicação.

De acordo com a direção do fluxo, a comunicação formal pode ser dividida em quatro tipos:

Eu. Comunicação descendente:

O fluxo de informações do nível superior ou dos superiores para o nível inferior ou subordinados é conhecido como comunicação descendente. Nesta comunicação, o gerente passa instruções aos seus subordinados e o sucesso da comunicação descendente depende da habilidade de comunicação dos gerentes. As formas comuns de comunicação descendente são:

ii. Comunicação Ascendente:

Quando os subordinados informam ou transmitem qualquer informação aos superiores, ela é conhecida como comunicação ascendente. Esta comunicação flui de subordinados para superiores. Comunicação ascendente geralmente consiste em desempenho de trabalho, opinião, queixas ou problemas dos funcionários.

Nos últimos anos, a comunicação ascendente está ganhando mais importância, porque os subordinados preferem se envolver na tomada de decisões e começaram a exigir uma melhor condição de trabalho. A comunicação ascendente pode ocorrer da seguinte maneira:

iii. Comunicação Horizontal:

Comunicação horizontal é a comunicação entre as duas ou mais pessoas trabalhando no mesmo nível de autoridade. Chefes de departamentos geralmente diferentes discutem a política de seu departamento uns com os outros. Isso será considerado como a comunicação horizontal. Discussão entre dois gerentes de mesma categoria também é uma comunicação horizontal. Por exemplo, o gerente de marketing pode discutir de tempos em tempos a qualidade e a embalagem do produto com o gerente de produção.

iv. Comunicações diagonais:

A comunicação diagonal é um fluxo de informações entre as pessoas que trabalham em diferentes departamentos e possuem diferentes níveis de autoridade. Por exemplo, o vendedor pode solicitar que o gerente de produção modifique o design do produto de acordo com a exigência do cliente. A comunicação diagonal previne o atraso no fluxo de informações e ajuda na tomada de decisões rápidas, pois os subordinados de um departamento podem se comunicar diretamente com os gerentes de outro departamento.

Vantagens da comunicação formal:

1. A comunicação formal é muito sistemática e garante um fluxo ordenado de informações.

2. A fonte de informação pode ser facilmente localizada.

3. Na comunicação formal, é fácil fixar as responsabilidades dos diferentes funcionários, pois há provas para as informações.

4. Através da comunicação formal é fácil exercer controle sobre o desempenho do trabalho de diferentes funcionários.

Desvantagens:

1. A informação é atrasada, pois geralmente a cadeia escalar é seguida durante a transmissão da informação.

2. Na comunicação formal, a informação é transmitida ou passada de maneira impessoal.

3. A informação não pode ser transmitida com precisão para evitar o efeito desfavorável da comunicação.

As redes comuns de comunicação formal são:

1. Roda Padrão:

É o meio mais centralizado de comunicação. Sob o padrão das rodas, toda a informação flui de uma única pessoa que geralmente é líder do grupo. Os outros membros não têm links de comunicação entre si. É um padrão comum de organização centralizada.

2. Padrão de Corrente:

Sob o padrão de cadeia, cada pessoa recebe a informação de uma pessoa que é seu chefe imediato e passa a informação para uma pessoa que é seu subordinado imediato. Então, todo membro está ligado a uma pessoa.

3. Padrão de Círculo:

No padrão circular, cada pessoa se comunica com mais duas pessoas em um grupo. A pessoa pode receber ou dar informações a mais duas pessoas na organização. Neste tipo de organização, cada membro participa igualmente no fluxo de informações. É por isso que é mais descentralizado.

4. Todo o padrão da fonte (canal):

Em todos os padrões de canais, não há padrão fixo de comunicação. Todos os membros da organização estão ligados uns aos outros e as informações podem fluir de qualquer lugar da organização. É a organização mais descentralizada.

5. V invertido:

Nessa rede, um subordinado pode se comunicar com seu superior imediato e também com o superior de seu superior. No entanto, no último caso, apenas uma comunicação limitada pode ocorrer.

2. Comunicação Informal:

A comunicação informal entre diferentes membros da organização que não estão oficialmente ligados uns aos outros é conhecida como comunicação informal. Geralmente, as interações sociais, conversas amigáveis ​​e assuntos não oficiais são discutidos na comunicação informal.

Não há direção fixa ou caminho para o fluxo de informação sob comunicação informal. A informação se move de maneira muito vaga, confusa e em zigue-zague. É por isso que a rede de comunicação informal é conhecida como Vinha.

Não há fonte fixa de informação sob comunicação informal e a informação pode se mover em qualquer direção. Existem vários tipos de sistemas informais.

Mas as redes comuns de comunicação informal são:

1. Fofoca:

Sob o padrão de fofoca, uma pessoa diz muitas coisas que significa que a informação está com um membro da organização e ele compartilha a informação com muitas outras pessoas em seu grupo social.

2. Clusters:

Sob este padrão ou método, a informação é compartilhada entre duas pessoas que confiam umas nas outras, então uma das pessoas desse grupo passa a informação para os membros de outro grupo e uma pessoa de outro grupo pode passar para outro e assim por diante. Assim, sob o método de cluster, uma pessoa informa as informações para selecionar outras pessoas.

3. Strand único:

No padrão de fita simples, cada indivíduo se comunica com o outro em seqüência.

4. Probabilidade:

Na rede de probabilidade, o indivíduo se comunica aleatoriamente com outros indivíduos.

Vantagens da comunicação informal (benefícios do ponto de vista dos funcionários):

1. Os funcionários podem desenvolver um relacionamento amigável e obter satisfação social.

2. Através de comunicação informal, os assuntos podem ser discutidos, os quais não podem ser discutidos através de canais oficiais.

3. Fornece informações para todos os membros que atravessam os canais oficiais.

Benefícios do ponto de vista de gerenciamento:

1. Os gestores podem preencher a lacuna de comunicação se houver alguma comunicação informal.

2. A comunicação informal viaja muito rápido. Assim, assuntos urgentes podem ser comunicados informalmente.

3. Os gerentes podem obter respostas verdadeiras e precisas dos subordinados em vários assuntos de política.

4. A comunicação informal proporciona alívio emocional aos funcionários e resulta na redução de problemas sindicais e administrativos.

Desvantagens da comunicação informal:

1. A informação viaja de uma maneira muito pouco sistemática e fica distorcida ao passar por vários canais.

2. A comunicação informal ajuda a espalhar boatos e fatos falsos.

3. As responsabilidades não podem ser consertadas, pois a fonte de informação não pode ser conhecida.

4. A informação confidencial pode vazar sob comunicação informal.

Barreiras para uma comunicação eficaz:

Às vezes, a mensagem enviada pelo remetente não alcança o receptor da mesma maneira esperada pelo remetente. Esta filtragem, deturpação de comunicação pode causar mal-entendidos. Portanto, é importante que um gerente identifique essas barreiras e tome medidas para superá-las.

As barreiras podem ser agrupadas nas seguintes categorias:

Eu. Barreiras Semânticas

ii. Barreiras Psicológicas

iii. Barreiras Organizacionais

iv. Barreiras Pessoais

1. Barreiras Semânticas:

Às vezes, as mesmas palavras e frases podem ser entendidas de forma diferente por pessoas diferentes na organização, o que significa diferença nos níveis de compreensão dos funcionários. Por exemplo, se o gerente de produção anunciar na reunião que haverá aumento no orçamento do departamento de produção, os funcionários podem entender que o salário aumentará, mas os gerentes podem entender que maquinário caro será comprado. As principais causas do problema semântico podem ser

(i) Mensagem mal expressa:

Às vezes, devido à falta de gerente de vocabulário pode usar palavras erradas, omissão de palavras necessárias. Devido a isso, o gerente pode deixar de transmitir o mesmo significado para seus subordinados.

(ii) símbolos com significados diferentes:

Às vezes uma palavra pode ter significados diferentes. O receptor pode entender o outro significado. Por exemplo: Preço, Prêmio, Princípio, Principal, Direito, Escrever, etc. ou manusear com cuidado. Segure a alça da porta com cuidado.

(iii) Traduções defeituosas:

Às vezes, os trabalhadores não entendem a linguagem usada pelo gerente para que os funcionários o traduzam. Se o tradutor não é eficiente, ele pode cometer erros na tradução. Devido à tradução errada, pode haver transferência de mensagem errada.

(iv) Premissas não esclarecidas:

Às vezes, o trabalhador pode interpretar mal as suposições. Por exemplo, o patrão pode instruir o subordinado a “cuidar dos bens”. Ele pode querer dizer que cuida da qualidade das mercadorias, enquanto os trabalhadores podem entender que ele está instruindo a guardar as mercadorias com segurança.

(v) jargão técnico:

Ao explicar aos subordinados, muitos especialistas especializados usam palavras técnicas que podem não ser compreendidas pelos trabalhadores.

(vi) Linguagem corporal e decodificação de gestos:

Juntamente com a comunicação verbal, outro modo importante de comunicação é a linguagem corporal e os gestos mostrados pela pessoa que está falando. Se a comunicação verbal não está combinando com a linguagem corporal, então os trabalhadores podem se confundir e entender mal o significado. Exemplo - Se o gerente está contando uma piada, mas há sinais de raiva em seu rosto, então o trabalhador ficará confuso.

2. Barreiras Psicológicas:

Fatores emocionais ou psicológicos também atuam como barreiras à comunicação efetiva. O estado de espírito tem grande influência sobre a informação e sua reflexão. Como uma pessoa assustada pode não se comunicar de maneira semelhante, uma pessoa com raiva pode não receber a comunicação de forma eficaz.

Algumas das barreiras psicológicas para uma comunicação eficaz são:

(i) Avaliação Prematura:

Isso significa tirar conclusões antes da conclusão da mensagem. Às vezes, as pessoas avaliam o significado da mensagem antes que o remetente conclua a mensagem. Nesse caso, o receptor pode não ter uma mente aberta.

Ele pode ter algum preconceito pessoal contra o remetente. Ele pode resistir à mudança. Ele salta para conclusões sem dedução lógica da situação.

(ii) falta de atenção:

Isso significa que quando o receptor não presta atenção completa à mensagem, como resultado, a comunicação se torna ineficaz. A razão pode ser mente preocupada do receptor. Por exemplo, quando o trabalhador está dando sugestões sobre o método de produção, o gerente está preocupado com um arquivo importante.

Às vezes os gerentes não dão atenção devido a emoções extremas, por exemplo, depressão ou júbilo. Essa falta de atenção pode decepcionar os funcionários.

(iii) Perda por Transmissão e Baixa Retenção:

Quando a comunicação passa por vários níveis, isso resulta em filtragem ou perda de informações. Especialmente quando a informação oral é, por vezes, o gerente pode não ser capaz de reter todas as informações por um longo tempo. Eles podem ignorar ou interpretar erroneamente algumas das informações quando não estão interessados.

(iv) Desconfiança:

A desconfiança entre o comunicador e o receptor também atua como uma barreira para uma comunicação eficaz. Eles podem não entender a mensagem uns dos outros no sentido original, em segundo lugar eles não dão muita importância à informação trocada entre eles.

3. Barreiras Organizacionais:

Fatores relacionados à estrutura organizacional, relação de autoridade, regras, regulamentos podem atuar como barreiras à comunicação efetiva.

Algumas das barreiras organizacionais são:

(i) Política Organizacional:

Se a política organizacional não suportar o livre fluxo de informações, isso pode resultar em barreiras. Por exemplo, na organização centralizada, a maioria das informações permanece apenas no nível superior. As pessoas de nível inferior podem não conseguir se comunicar livremente na organização centralizada.

(ii) Regras e Regulamentos:

Regras rígidas, regulamentos também podem criar barreiras, pois as regras a seguir podem levar ao tapismo vermelho, ao atraso de ação e ao atraso no movimento da informação.

(iii) Diferença de Status:

Às vezes, as pessoas que trabalham em um nível superior não acreditam nas informações fornecidas pelos funcionários de nível mais baixo, pois sentem como ele saberia sobre o meu trabalho e quem é ele para me dar sugestões.

(iv) organização complexa:

Quando a informação passa por vários níveis, pode haver triagem ou filtragem de informações em diferentes níveis. Por exemplo, ao dar o feedback, os subordinados filtram todos os seus pontos negativos e destacam apenas seu lado positivo.

(v) Instalações Organizacionais:

Na grande organização, o fluxo livre e efetivo de comunicação só é possível quando existem facilidades como reunião social, caixa de reclamação, força-tarefa, etc. Na ausência de tais instalações, pode haver atraso e barreira para uma comunicação eficaz.

4. Barreiras Pessoais:

Certos fatores pessoais do remetente e do destinatário podem influenciar o livre fluxo de informações.

Algumas das barreiras pessoais são:

(i) Falta de confiança do superior em seus subordinados:

Se os superiores não confiam e confiam em seus subordinados, eles não prestam atenção a seus conselhos, opiniões ou sugestões.

(ii) Falta de incentivos:

Se não houver incentivo para a comunicação, os subordinados podem não tomar iniciativas para dar sugestões.

Por exemplo, se não houver recompensa dada por dar alguma boa sugestão, os funcionários não tomarão nenhuma iniciativa para dar boas sugestões.

(iii) medo da autoridade:

Às vezes, os superiores escondem e ocultam informações se tiverem medo de perder sua autoridade sobre os subordinados.

Melhorando a eficácia da comunicação:

Todas as organizações enfrentam barreiras para uma comunicação eficaz. Usando as seguintes medidas, eles podem superar tais barreiras.

1. Esclareça a ideia antes da comunicação:

Em primeiro lugar, devemos ser claros sobre o que queremos comunicar. A mensagem só pode ser transmitida corretamente se estiver claramente formulada na mente do comunicador. A mensagem deve ser codificada em linguagem simples e direta para que o receptor seja capaz de compreendê-la sem muita dificuldade.

2. Comunicação de acordo com a necessidade do receptor:

Sempre que nos comunicamos, devemos ter em mente as necessidades do receptor da mensagem ou deve ser nosso esforço para ver que qualquer mensagem ou informação que enviamos deve ser de valor para o receptor. Isso tornará o receptor mais receptivo. Remetente deve selecionar as palavras de acordo com o nível de escolaridade do receptor.

3. Consulte outras pessoas antes de se comunicar:

Antes de comunicar a mensagem, é aconselhável consultar outras pessoas. A comunicação eficaz é responsabilidade de todas as pessoas da organização, pois todas têm que trabalhar em direção a um objetivo comum. Se os planos forem desenvolvidos com consulta e envolvimento de subordinados, eles o aceitarão com total cooperação.

4. Uso de linguagem adequada, tom e conteúdo da mensagem:

Para uma comunicação eficaz, as palavras, o tom e os símbolos usados ​​na mensagem devem ser selecionados com muito cuidado. A linguagem usada não deve ofender os sentimentos do ouvinte. Os símbolos usados ​​na mensagem devem ser conhecidos pelo ouvinte.

5. feedback adequado:

O feedback ajuda a conhecer o efeito ou o sucesso da comunicação dada pelo remetente. A comunicação é completa somente quando a mensagem é entendida pelo receptor.

Nunca podemos saber se o receptor entendeu a mensagem ou não, a menos que recebamos o feedback. O feedback também oferece oportunidade para sugestões e críticas.

6. Comunicação para o presente e para o futuro:

A comunicação deve atender a necessidade da organização atual e também da organização futura. Deve haver coerência na comunicação passada, presente e futura.

7. Acompanhamento de comunicação:

Deve haver acompanhamento adequado das informações fornecidas pelo gerente para subordinar. Este acompanhamento ajuda a remover obstáculos, a má compreensão das instruções dadas pelo gerente aos subordinados.

8. bom ouvinte:

O remetente deve ouvir as palavras do receptor alternadamente; por outro lado, o receptor também deve ouvir com a devida atenção. A escuta paciente e atenta resolve muitos problemas.

9. mente aberta:

As partes da comunicação devem ter mente aberta. Eles não devem tentar ocultar informações para seu interesse pessoal. Eles não devem reagir antes de receber e ouvir a mensagem completa.

10. Completude da mensagem:

Uma mensagem é efetiva somente quando é dada completamente. O receptor não deve ficar adivinhando. Isso pode levar a mal-entendidos. Uma mensagem completa contém todos os fatos e números necessários.